Een open dag zonder follow-up is een gemiste kans

Een open dag trekt bezoekers naar je sportschool, studio of club. Ze bekijken de locatie, spreken trainers en proberen misschien een les. Maar niet iedereen besluit ter plekke om lid te worden.

Vaak wil iemand eerst een proefles volgen, de abonnementen bekijken of thuis overleggen. Wanneer die bezoeker vervolgens zonder duidelijke vervolgstap vertrekt, wordt opvolgen lastig.

Met goed geplaatste QR-codes en een kort formulier leg je niet alleen contactgegevens vast, maar ook waar iemand interesse in heeft. Zo kun je na de open dag persoonlijk en gericht opvolgen.

Geef iedere QR-code één duidelijke taak

Een QR-code werkt het beste wanneer direct duidelijk is wat een scan oplevert. Gebruik daarom niet overal dezelfde algemene boodschap en stuur bezoekers niet standaard naar je homepage.

Plaats bijvoorbeeld bij de groepslesruimte een QR-code met: “Wil je deze les proberen? Plan een proefles.” Bij personal training kan de oproep zijn: “Benieuwd welke begeleiding bij jou past? Vraag een intake aan.” En bij de uitgang: “Leuk dat je er was. Kies hier je volgende stap.”

Met GymPare Links maak je korte, meetbare links en QR-codes voor verschillende plekken en acties. De codes kunnen naar hetzelfde formulier leiden, terwijl je toch ziet welke poster, ruimte of boodschap de meeste aandacht kreeg.

Vraag welke vervolgstap iemand wil zetten

Alleen een naam en e-mailadres vertellen je nog niet wat een bezoeker nodig heeft. Begin het formulier daarom met een eenvoudige vraag:

Wat wil je na je bezoek doen?

Een proefles plannen
Een kennismakingsgesprek aanvragen
Informatie over abonnementen ontvangen
Een vraag stellen
Persoonlijk advies ontvangen

Op basis van deze keuze kun je alleen de relevante vervolgvragen tonen. Iemand die een proefles wil volgen, kan bijvoorbeeld een voorkeursdag kiezen. Iemand die alleen informatie wil ontvangen, hoeft dat niet.

Met GymPare Forms bouw je meerstapsformulieren met conditionele velden. Zo blijft het formulier kort, ook wanneer bezoekers verschillende interesses hebben.

Houd het formulier kort

Bezoekers vullen het formulier tijdens de open dag meestal op hun telefoon in. Vraag daarom alleen wat je nodig hebt om de gewenste vervolgstap uit te voeren.

In veel gevallen zijn een voornaam, een e-mailadres of telefoonnummer, de interesse en het gewenste contactkanaal voldoende. Een adres, geboortedatum of uitgebreide intake kun je later altijd nog opvragen.

Leg ook kort uit waarvoor je de gegevens gebruikt. Bijvoorbeeld:

We gebruiken je gegevens om de door jou gekozen vervolgstap na onze open dag te regelen.

Dat is niet alleen duidelijker voor de bezoeker, maar sluit ook aan bij het AVG-principe dat je alleen persoonsgegevens verzamelt die nodig zijn voor een specifiek doel.

Laat bezoekers bewust kiezen voor contact

Een ingevuld formulier is geen algemene toestemming om iemand onbeperkt te bellen, mailen of appen. Laat bezoekers daarom bewust aangeven hoe ze willen worden benaderd.

Wil je iemand later ook nieuwsbrieven en aanbiedingen sturen? Gebruik daarvoor een aparte, optionele keuze die niet vooraf is aangevinkt.

Let vooral op telefonische opvolging. Sinds 1 juli 2026 mogen consumenten alleen voor commerciële doeleinden worden gebeld wanneer zij daarvoor vooraf expliciet toestemming hebben gegeven. Laat een bezoeker daarom bijvoorbeeld bewust kiezen voor: “Bel mij over een proefles of lidmaatschap.” Meer hierover lees je bij de Autoriteit Consument & Markt.

Bereid de follow-up vooraf voor

Wacht niet tot na de open dag om te bepalen wat er met nieuwe aanvragen gebeurt. Spreek vooraf af wie de formulieren bekijkt, wie contact opneemt en binnen welke termijn dat gebeurt.

Vertel de bezoeker op de bedankpagina direct wat die kan verwachten:

Leuk dat je bij onze open dag was! Je aanvraag is ontvangen. Een van onze coaches neemt uiterlijk de volgende werkdag via jouw gekozen contactmethode contact met je op.

Maak het vervolgbericht vervolgens persoonlijk:

Hoi [voornaam], leuk dat je bij onze open dag was. Je gaf aan interesse te hebben in [groepslessen/personal training/fitness]. Ik help je graag met de volgende stap. Voor jouw [proefles/intake] hebben we nog ruimte op [optie 1] en [optie 2]. Past een van deze momenten?

Zo sluit het gesprek aan op wat iemand tijdens de open dag zelf heeft aangegeven.

Meet meer dan alleen het aantal scans

Veel scans betekenen nog niet automatisch veel nieuwe leden. Bekijk daarom de hele route: van QR-scan en formulierinzending tot geplande proefles, verschenen bezoeker en uiteindelijk lidmaatschap.

Wordt een QR-code vaak gescand, maar het formulier weinig verzonden? Dan is het formulier misschien te lang of de vervolgstap niet duidelijk genoeg. Komen er voldoende aanvragen binnen, maar worden weinig afspraken gemaakt? Dan verdient de opvolging aandacht.

Met GymPare Links zie je welke links en QR-codes worden gebruikt. GymPare Forms laat zien hoeveel bezoekers het formulier bekijken en daadwerkelijk verzenden. Samen maken ze zichtbaar waar interesse ontstaat en waar bezoekers afhaken.

Van bezoeker naar een duidelijke vervolgstap

Een geslaagde open dag eindigt niet wanneer de deuren sluiten. De echte waarde zit in wat je daarna met de getoonde interesse doet.

Geef iedere bezoeker daarom een eenvoudige vervolgstap. Gebruik een duidelijke QR-code, houd het formulier kort en zorg dat vooraf vaststaat wie de aanvraag oppakt.

Wil je zien hoe je dit opzet met GymPare Links en GymPare Forms? Vraag een demo van GymPare aan.